Umowa określana jako najem okazjonalny stanowi obecnie jedno z istotnych narzędzi prawnych służących do regulacji stosunków między stronami stosunku najmu. Historycznie polskie przepisy (w szczególności Ustawa o ochronie praw lokatorów) kładły duży nacisk na ochronę praw najemcy, co w praktyce mogło utrudniać właścicielom szybkie odzyskanie kontroli nad lokalem.
Odpowiedzią na te wyzwania stały się dwie wyspecjalizowane konstrukcje prawne: najem okazjonalny oraz najem instytucjonalny. W niniejszym artykule wyjaśniamy, na czym polega najem okazjonalny mieszkania, czym różni się od wariantu instytucjonalnego i jakie niesie za sobą konsekwencje prawne dla obu stron umowy.
Spis treści
- Umowa najmu okazjonalnego – na czym polega?
- Jak akt notarialny chroni Twoją własność?
- Niezbędna dokumentacja i wymogi formalne najmu okazjonalnego
- Najem okazjonalny u notariusza w Bydgoszczy – koszty w 2026 roku
- Jak działa uproszczona eksmisja?
- Najem instytucjonalny – jakie rozwiązanie wybrać dla firmy?
- O czym musi pamiętać wynajmujący?
- Rola Kancelarii Notarialnej w ochronie majątku
- Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Umowa najmu okazjonalnego – na czym polega?
Najem okazjonalny stanowi rozwiązanie dedykowane wyłącznie osobom fizycznym, które są właścicielami lokali mieszkalnych, ale nie prowadzą w tym zakresie działalności gospodarczej. Podstawowym celem tej konstrukcji jest zrównoważenie relacji stron i zapewnienie właścicielowi szybkiej ścieżki odzyskania lokalu w przypadku problemów. To fundamentalna różnica względem zwykłej umowy najmu, która często okazuje się niewystarczająca w zderzeniu z nieuczciwym najemcą.
Istotą tego rozwiązania jest specyficzny tryb poddania się rygorom prawnym przez lokatora. W tym oświadczeniu najemca dobrowolnie poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opuszczenia oraz wydania lokalu po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy najmu. Musi również wskazać adres innego mieszkania, w którym będzie mógł zamieszkać (przedłożyć zgodę właściciela tego lokalu na ewentualne przyjęcie go pod dach). U notariusza podpisuje się wyłącznie ten dokument, a nie samą umowę.
Jak akt notarialny chroni Twoją własność?
Specjalista sporządza akt notarialny oświadczenia najemcy, co daje osobie udostępniającej lokum mocne narzędzie – w razie potrzeby, po wygaśnięciu umowy, wynajmujący może złożyć do sądu wniosek o nadanie temu dokumentowi klauzuli wykonalności oraz skierować sprawę od razu do komornika, bez długiego procesu eksmisyjnego. Najem okazjonalny wiąże się więc z jednorazową wizytą najemcy u notariusza (często bez obecności wynajmującego) i uiszczeniem taksy notarialnej za sporządzenie aktu. W zamian właściciel mieszkania zyskuje pewność łatwiejszego usunięcia lokatora, jeśli ten nie opuści lokalu dobrowolnie po zakończeniu umowy.
Niezbędna dokumentacja i wymogi formalne najmu okazjonalnego
Aby cała konstrukcja prawna była skuteczna, nie wystarczy sama wizyta u notariusza. Ustawodawca przewidział rygorystyczny zestaw dokumentów. Brak któregokolwiek z nich sprawia, że umowa traci status „okazjonalnej” i staje się zwykłą umową najmu, co pozbawia właściciela ochrony.
Do obligatoryjnych załączników należą:
- oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia lokalu w formie aktu notarialnego,
- dokument, w którym najemca wskazuje konkretny adres, pod który wyprowadzi się w razie egzekucji,
- oświadczenie właściciela lokalu zastępczego, czyli pisemna zgoda osoby trzeciej na przyjęcie najemcy pod swój dach w przypadku eksmisji (podpis na tym dokumencie może, ale nie musi być poświadczony notarialnie).
Zgłoszenie umowy do Urzędu Skarbowego
Jako wynajmujący masz obowiązek zgłosić zawarcie umowy najmu okazjonalnego do właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego (np. Pierwszego lub Drugiego Urzędu Skarbowego w Bydgoszczy) w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Przegapienie tego terminu bezpowrotnie odbiera Ci prawo do uproszczonej procedury eksmisyjnej!
Najem okazjonalny u notariusza w Bydgoszczy – koszty w 2026 roku
Maksymalna opłata za sporządzenie oświadczenia o poddaniu się egzekucji jest ściśle regulowana przez ustawę o ochronie praw lokatorów. Wynosi ona maksymalnie 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę.
W związku z tym, że w 2026 roku minimalne wynagrodzenie w Polsce wynosi 4626 zł brutto, maksymalna taksa notarialna za tę czynność to obecnie 462,60 zł netto (plus 23% VAT oraz niewielka opłata za wypisy aktu).
Wskazówka: Przepisy nie określają, która strona pokrywa ten koszt. W praktyce rynkowej w Bydgoszczy najczęściej koszt ten pokrywa właściciel (jako inwestycję we własne bezpieczeństwo) lub strony dzielą się nim po połowie.
Jak działa uproszczona eksmisja?
Dlaczego warto podjąć decyzję o najmie okazjonalnym? Chodzi głównie o wyłączenie przepisów chroniących lokatorów w stopniu, który paraliżuje odzyskanie nieruchomości. W przypadku najmu okazjonalnego nie obowiązuje okres ochronny (od 1 listopada do 31 marca), w trakcie którego nie można wykonywać eksmisji. Co więcej, komornik nie musi wstrzymywać działań do czasu wskazania przez gminę lokalu socjalnego czy pomieszczenia tymczasowego.
Procedura odzyskania lokalu w przypadku problematycznego najemcy wygląda następująco:
- Wręczenie żądania opróżnienia lokalu – jeśli umowa wygasła lub została wypowiedziana, właściciel doręcza pisemne żądanie z wyznaczonym terminem (min. 7 dni).
- Wniosek o klauzulę wykonalności – po upływie terminu, jeśli żądanie nie zostanie spełnione, właściciel składa do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. Sąd działa tu w trybie przyspieszonym.
- Wniosek do komornika – dysponując tytułem wykonawczym, właściciel udaje się bezpośrednio do komornika, który przeprowadza eksmisję do wskazanego w umowie lokalu zastępczego (lub noclegowni, jeśli tamten lokal jest już niedostępny, a najemca nie wskaże innego).
Najem instytucjonalny – jakie rozwiązanie wybrać dla firmy?
Dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą w zakresie wynajmu nieruchomości (np. firm lub funduszy) ustawodawca przewidział najem instytucjonalny. To profesjonalna alternatywa dla najmu okazjonalnego, która oferuje jeszcze wyższy poziom zabezpieczenia właściciela. Istotną różnicą i ułatwieniem jest fakt, że przy najmie instytucjonalnym najemca nie musi wskazywać lokalu zastępczego ani dostarczać zgody osoby trzeciej na przyjęcie go pod dach w razie eksmisji. Procedura u notariusza jest więc prostsza i szybsza – lokator składa jedynie oświadczenie o poddaniu się egzekucji i zobowiązuje się do opróżnienia lokalu po wygaśnięciu umowy.
Sama umowa, podobnie jak w wariancie okazjonalnym, zawierana jest na piśmie na czas określony. Dzięki oświadczeniu notarialnemu wynajmujący zyskuje gwarancję sprawnego odzyskania nieruchomości, bez konieczności oczekiwania na wskazanie przez gminę lokalu socjalnego czy pomieszczenia tymczasowego.
| Cecha | Najem okazjonalny | Najem instytucjonalny |
| Dla kogo? | Dla osób prywatnych (fizycznych). | Dla firm prowadzących działalność gospodarczą. |
| Lokal zastępczy | Najemca musi wskazać inny lokal i zgodę jego właściciela. | Brak konieczności wskazywania lokalu zastępczego. |
| Czas trwania | Maksymalnie na 10 lat. | Na dowolny czas określony. |
O czym musi pamiętać wynajmujący?
Aby ochrona wynikająca z najmu okazjonalnego była w pełni skuteczna, zadbaj o poniższe formalności:
- Weryfikacja adresu – sprawdź, czy lokal wskazany przez najemcę istnieje. Możesz poprosić o numer księgi wieczystej, by potwierdzić, że osoba składająca oświadczenie faktycznie jest właścicielem nieruchomości.
- Bezpieczny podpis – choć nie jest to wymóg ustawowy, warto poprosić właściciela lokalu zastępczego o notarialne poświadczenie podpisu pod jego zgodą. Uniemożliwi to najemcy późniejsze kwestionowanie autentyczności tego dokumentu przed sądem.
- Termin 14 dni w US – jako właściciel masz obowiązek zgłosić umowę do Urzędu Skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu. Przegapienie tego terminu sprawia, że tracisz prawo do uproszczonej eksmisji, a umowa staje się zwykłym najmem.
Obowiązek informacyjny (21 dni) – jeśli lokal zastępczy przestanie być dostępny, najemca ma 21 dni na wskazanie nowego adresu pod rygorem wypowiedzenia umowy.
Rola Kancelarii Notarialnej w ochronie majątku
Wybór najmu okazjonalnego to decyzja zapewniająca bezpieczeństwo wynajmującym. W obliczu złożonych przepisów prawa lokatorskiego, dopełnienie formalności notarialnych stanowi niezbędny element ochrony oraz gwarancję płynności zarządzania lokalem. Dlaczego warto podjąć decyzję o najmie okazjonalnym? Chodzi głównie o wyłączenie przepisów chroniących lokatorów w stopniu, który paraliżuje odzyskanie nieruchomości. W przypadku najmu okazjonalnego nie obowiązuje okres ochronny (od 1 listopada do 31 marca), w trakcie którego nie można wykonywać eksmisji. Co więcej, komornik nie musi wstrzymywać działań do czasu wskazania przez gminę lokalu socjalnego czy pomieszczenia tymczasowego.
Aby mieć pewność, że cała procedura zostanie przeprowadzona zgodnie z obowiązującymi standardami, a sporządzone dokumenty skutecznie zabezpieczą Państwa prawa, zapraszam do skorzystania z usług Kancelarii Notarialnej.
Jeżeli chcieliby Państwo dowiedzieć się więcej o najmie okazjonalnym i skorzystać z naszej pomocy, zachęcamy do odwiedzenia naszej kancelarii.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Nie, obecność właściciela mieszkania u notariusza nie jest obowiązkowa. Do sporządzenia aktu notarialnego oświadczenia o poddaniu się egzekucji wystarczy obecność samego najemcy (lokatora) z podpisaną wcześniej umową najmu oraz oświadczeniem właściciela lokalu zastępczego.
Najemca ma ustawowy obowiązek poinformować Cię o tym fakcie i w ciągu 21 dni wskazać inny lokal zastępczy oraz dostarczyć nową zgodę pod rygorem natychmiastowego wypowiedzenia umowy.
Jeśli lokator unika tematu wizyty w kancelarii lub wprost odmawia podpisania oświadczenia, powinna to być dla Ciebie wyraźna czerwona flaga. Uczciwy najemca, który planuje regularnie płacić i dbać o lokal, nie ma powodów do obaw przed podpisaniem takiego dokumentu – chroni on bowiem wyłącznie przed sytuacją, gdy ktoś drastycznie łamie warunki umowy. W takim przypadku najbezpieczniejszym rozwiązaniem dla ochrony Twojej nieruchomości jest rezygnacja z podpisania umowy z tym kandydatem.