Najem okazjonalny – przewodnik dla właścicieli nieruchomości

Polski rynek nieruchomości przez lata zmagał się z nierównowagą w relacjach między właścicielem a lokatorem. Historycznie przepisy (w szczególności Ustawa o ochronie praw lokatorów) kładły ogromny nacisk na ochronę najemcy. W skrajnych przypadkach prowadziło to do sytuacji, w których właściciel tracił kontrolę nad własnym mieszkaniem na wiele lat. Odpowiedzią ustawodawcy na te ryzyka stały się dwie wyspecjalizowane konstrukcje prawne: najem okazjonalny oraz najem instytucjonalny. Są one obecnie jednym z najskuteczniejszych narzędzi zabezpieczających interesy wynajmującego, pozwalając na ominięcie długotrwałych procesów sądowych w przypadku konieczności eksmisji. W niniejszym artykule wyjaśnimy, co to jest najem okazjonalny mieszkania, czym różni się od wersji instytucjonalnej i dlaczego stanowi obecnie najlepsze zabezpieczenie wynajmującego.

Spis treści

• Umowa najmu okazjonalnego – na czym polega?
• Niezbędna dokumentacja i wymogi formalne
• Wynajem okazjonalny mieszkania – na czym polega od strony finansowej?
• Mechanizm uproszczonej egzekucji – ochrona właściciela
• Alternatywa dla biznesu – najem instytucjonalny
• Rola Kancelarii Notarialnej w ochronie majątku

Umowa najmu okazjonalnego – na czym polega?

Najem okazjonalny to rozwiązanie dedykowane wyłącznie osobom fizycznym, które są właścicielami lokali mieszkalnych, ale nie prowadzą w tym zakresie działalności gospodarczej. Podstawowym celem tej konstrukcji jest zrównoważenie relacji stron i zapewnienie właścicielowi szybkiej ścieżki odzyskania lokalu w przypadku problemów. To fundamentalna różnica względem zwykłej umowy najmu, która często okazuje się niewystarczająca w zderzeniu z nieuczciwym najemcą.

Istotą tego rozwiązania jest specyficzny tryb poddania się rygorom prawnym przez lokatora. W tym oświadczeniu najemca dobrowolnie poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opuszczenia oraz wydania lokalu po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy najmu. Musi również wskazać adres innego mieszkania, w którym będzie mógł zamieszkać (przedłożyć zgodę właściciela tego lokalu na ewentualne przyjęcie go pod dach). U notariusza podpisuje się wyłącznie ten dokument, a nie samą umowę.

Specjalista sporządza akt notarialny oświadczenia najemcy, co daje osobie udostępniającej lokum mocne narzędzie – w razie potrzeby, po wygaśnięciu umowy, wynajmujący może złożyć do sądu wniosek o nadanie temu dokumentowi klauzuli wykonalności oraz skierować sprawę od razu do komornika, bez długiego procesu eksmisyjnego. Najem okazjonalny wiąże się więc z jednorazową wizytą najemcy u notariusza (często bez obecności wynajmującego) i uiszczeniem taksy notarialnej za sporządzenie aktu. W zamian właściciel mieszkania zyskuje pewność łatwiejszego usunięcia lokatora, jeśli ten nie opuści lokalu dobrowolnie po zakończeniu umowy.

Niezbędna dokumentacja i wymogi formalne

Aby cała konstrukcja prawna była skuteczna, nie wystarczy sama wizyta u notariusza. Ustawodawca przewidział rygorystyczny zestaw dokumentów. Brak któregokolwiek z nich sprawia, że umowa traci status „okazjonalnej” i staje się zwykłą umową najmu, co pozbawia właściciela ochrony. Do obligatoryjnych załączników należą:

• oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia lokalu w formie aktu notarialnego,
• dokument, w którym najemca wskazuje konkretny adres, pod który wyprowadzi się w razie egzekucji,
• oświadczenie właściciela lokalu zastępczego, czyli pisemna zgoda osoby trzeciej na przyjęcie najemcy pod swój dach w przypadku eksmisji (podpis na tym dokumencie może, ale nie musi być poświadczony notarialnie).

Istnieje jeszcze jeden warunek proceduralny, o którym wielu wynajmujących zapomina lub go bagatelizuje. Jest nim zgłoszenie zawarcia umowy do Naczelnika Urzędu Skarbowego. Czas na dopełnienie tej formalności wynosi 14 dni od rozpoczęcia najmu (zazwyczaj jest to data wynajmu kluczy). Niedopełnienie tego obowiązku, nawet przy posiadaniu kompletu aktów notarialnych, skutkuje całkowitą utratą możliwości skorzystania z uproszczonej procedury eksmisyjnej. Terminu tego nie można przywrócić, co warunkuje art. 19b Ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego z dnia 21 czerwca 2001 r.

Wynajem okazjonalny mieszkania – na czym polega od strony finansowej?

Decyzja o wyborze bezpieczniejszej formy najmu wiąże się z pewnymi kosztami początkowymi. Wiele osób zastanawia się, czy dodatkowe zabezpieczenie jest drogie i kto powinien za nie zapłacić. Koszt sporządzenia aktu notarialnego przy najmie okazjonalnym wynosi, zgodnie z ustawą z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, nie więcej niż 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę. W roku 2025 pensja minimalna wynosi 4666 zł brutto, zatem maksymalna taksa notarialna za oświadczenie najemcy to około 467 zł netto (około 574 zł z VAT). Do tej opłaty dolicza się 23% VAT oraz koszty wypisów (po 6 zł + VAT za stronę aktu). W praktyce rynkowej strony często ustalają między sobą, kto pokrywa ten wydatek. Niekiedy właściciele biorą go na siebie lub dzielą się po połowie z najemcą. 

Mechanizm uproszczonej egzekucji – ochrona właściciela

Dlaczego warto podjąć decyzję o najmie okazjonalnym? Głównym benefitem jest wyłączenie przepisów chroniących lokatorów w stopniu, który paraliżuje odzyskanie nieruchomości. W przypadku najmu okazjonalnego nie obowiązuje okres ochronny (od 1 listopada do 31 marca), w trakcie którego nie można wykonywać eksmisji. Co więcej, komornik nie musi wstrzymywać działań do czasu wskazania przez gminę lokalu socjalnego czy pomieszczenia tymczasowego.

Procedura odzyskania lokalu w przypadku problematycznego najemcy wygląda następująco:

1. wręczenie żądania opróżnienia lokalu – jeśli umowa wygasła lub została wypowiedziana, właściciel doręcza pisemne żądanie z wyznaczonym terminem (min. 7 dni);
2. wniosek o klauzulę wykonalności – po upływie terminu, jeśli żądanie nie zostanie spełnione, właściciel składa do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. Sąd działa tu w trybie przyspieszonym;
3. wniosek do komornika – dysponując tytułem wykonawczym, właściciel udaje się bezpośrednio do komornika, który przeprowadza eksmisję do wskazanego w umowie lokalu zastępczego (lub noclegowni, jeśli tamten lokal jest już niedostępny, a najemca nie wskaże innego).

Alternatywa dla biznesu – najem instytucjonalny

Rynek nieruchomości ewoluuje, a coraz większą rolę odgrywają na nim podmioty profesjonalne – firmy i fundusze inwestycyjne. Dedykowana im jest inna konstrukcja prawna, znana jako najem instytucjonalny. To podobna forma zabezpieczonego najmu, przeznaczona dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą w zakresie wynajmu nieruchomości (np. firm lub funduszy wynajmujących wiele mieszkań). Wariant instytucjonalny również wymaga, aby najemca złożył oświadczenie w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opuszczenia lokalu po wygaśnięciu umowy. Różnica polega na tym, że wówczas nie jest wymagane wskazanie przez najemcę alternatywnego miejsca ani dostarczania oświadczenia innej osoby o zapewnieniu takiego lokalu. Procedura u notariusza będzie więc uproszczona – najemca podpisuje akt notarialny zgody na egzekucję (eksmisję) na wypadek, gdyby nie opuścił on mieszkania dobrowolnie. Sama umowa najmu instytucjonalnego, podobnie jak okazjonalnego, jest zawierana na piśmie na czas określony (maksymalnie 10 lat) i nie musi być podpisywana w kancelarii. Dzięki oświadczeniu notarialnemu wynajmujący (firma) ma zagwarantowaną szybką ścieżkę eksmisji nierzetelnego lokatora.

Rola Kancelarii Notarialnej w ochronie majątku 

Wybór najmu okazjonalnego to decyzja zapewniająca bezpieczeństwo wynajmującym. W obliczu złożonych przepisów prawa lokatorskiego, dopełnienie formalności notarialnych stanowi niezbędny element ochrony oraz gwarancję płynności zarządzania lokalem. 

Aby mieć pewność, że cała procedura zostanie przeprowadzona zgodnie z obowiązującymi standardami, a sporządzone dokumenty skutecznie zabezpieczą Państwa prawa, zapraszam do skorzystania z usług Kancelarii Notarialnej.